U bevindt zich hier:home/ZZP Tools/Factuur onbetaald? Niet met onze debiteurenbeheer tips!

Factuur onbetaald? Niet met onze debiteurenbeheer tips!

Niets zo vervelend als een factuur die niet betaald wordt. Hoe pak je dat aan en zorg je alsnog voor betaling?

In de meeste gevallen zullen je facturen netjes voldaan worden. Misschien een keer na de betalingstermijn maar uiteindelijk verschijnt hetgeen je gefactureerd hebt op je bankrekening.

Wat doe je als dit niet zo is en betaling uitblijft? We hebben een aantal tips voor je en als bonus een aantal voorbeeldbrieven die je kunt gebruiken.

1. Informeer bij je klant

Voor de hand liggend maar vaak overgeslagen: informeer bij je klant/ contactpersoon waarom er niet betaald is. In veel gevallen helpt dit al om alsnog je factuur te ontvangen of om de reden te horen waarom dit nog niet gebeurd is.

2. Bepaal de reden van niet-betaling

Je hebt geïnformeerd en in het beste geval antwoord gekregen, dit past meestal in een van de onderstaande categorieen:

  • Betwiste factuur: je klant is niet tevreden over je geleverde werk;
  • Betalingsonwil: je klant betaalt niet want hij heeft een langere betalingstermijn, er ontbreekt een formulier, er zijn andere afspraken omtrent facturering etc.
  • Betalingsonmacht: je klant wil wel betalen maar kan dit niet.

3. Wanbetaling door een betwiste factuur

In het geval van een betwiste factuur door niet of onvoldoende geleverd werk zul je in discussie met je klant moeten en naar een oplossing zoeken. Let wel goed op of dit geen excuus is om niet of een deel van je factuur te betalen. Kom tot een oplossing die in lijn ligt van je contract of gemaakte afspraken waarmee je alsnog de afgelopen prestatie levert. Bevestig dit vervolgens schriftelijk aan je klant. Wanneer deze oplossing geboden is mag dat geen belemmering meer vormen voor betaling.

4. Wanbetaling door betalingsonwil

Wil je klant niet betalen doordat er (nog) niet aan bepaalde voorwaarden is voldoen? Ook dan is het zaak om te bepalen of er geen excuus wordt gezocht om niet of later te betalen. Ontbreken er werkelijk zaken die een betaling in de weg staan (een getekende order, een inkoopbon, het fiat van iemand anders binnen de organisatie), probeer dit dan zo snel mogelijk te regelen.

5. Wanbetaling door betalingsonmacht

Kan je klant niet betalen doordat de middelen simpelweg ontbreken? Dat kan een gevaarlijke situatie zijn, probeer dan vast te stellen welke betaalmogelijkheden er nog wel zijn. In veel gevallen kan een betaling in termijnen helpen en levert dit meer op dan directe en volledige betaling van de factuur te verlangen. Leg een eventuele betaalafspraak wel goed vast en spreek je klant er op aan als deze niet wordt nagekomen.

6. Onderneem altijd (schriftelijke) actie

Zoals hierboven blijkt moet je altijd in actie komen als je factuur niet wordt betaald. Niets doen en hopen dat je factuur vanzelf een keer wordt voldaan levert meestal niet het gewenste resultaat op. Natuurlijk ben je zuinig op je klantrelatie, maar een niet betalende klant is zeker geen koning!

7. Voorbeeldbrieven debiteurenbeheer

Je kunt hier een aantal voorbeeldbrieven debiteurenbeheer downloaden die je kunnen helpen om je klant te herinneren, aan te manen en uiteindelijk in gebreke te stelling als hij je factuur niet betaalt. De laatst genoemde brief (ingebrekestelling) is zeker van belang als je een incasso-traject moet opstarten, zonder deze brief kun je niet alle incasso-kosten terugvorderen. De voorbeeldbrieven worden ter beschikking gesteld door onze partner 'The Factor Company'.

Wil je met andere ondernemers en experts van gedachten wisselen over deze en andere vragen? Meld je dan aan voor onze recent opgerichte Facebook groep 'Ondernemen met voorsprong'

Laatst aangepast op maandag, 19 oktober 2020 11:35

ZZP Tips & Tricks

De beste ZZP tips in je mail!

* Geen zorgen, je mailadres is veilig bij ons. Door verzending ga je akkoord met ons Privacy Statement